Privacy Policy

English

Frank Insurance operates a scheduling and client-file website designed to connect clients with an insurance broker. Information submitted through the website may include contact details, appointment information, insurance-request details, documents voluntarily provided by the client, and communication history.

How information is used

Information is used to process requests, prioritize follow-up, schedule and confirm appointments, communicate with clients, maintain the client CRM record, review documents, and support insurance brokerage administration. Submitting information through the website does not bind, activate, change, or cancel insurance coverage.

Authorized ChatGPT CRM integration

Frank Insurance may use a private, authenticated ChatGPT Action integration for internal CRM administration. When an authorized broker invokes an action, selected CRM information may be transmitted to ChatGPT to retrieve records, prepare summaries, update workflow stages, add notes, or initiate a broker-approved communication. Write actions require broker confirmation and are recorded in an audit log.

The integration is not intended for public client access. It does not expose API credentials or private document-download links, and it does not provide ChatGPT with deletion permissions. Information processed through ChatGPT is also governed by the terms, privacy settings, and data controls applicable to the authorized ChatGPT account or workspace.

Consent, communications and disclosure

For scheduling and insurance-request forms, Frank Insurance asks for separate consent to service communications and to the collection, use and disclosure of information reasonably necessary to handle the request. Depending on the request, information may be disclosed to an assigned licensed broker and, where reasonably necessary to obtain, review or administer insurance options, to insurers, managing general agents (MGAs), underwriting or processing partners, and service providers. Required request-processing consent is not used as consent for unrelated marketing.

Service communications may include phone calls, voicemail, email and SMS/text messages relating to the client’s request, appointment, documents, quotations or file follow-up. Promotional or marketing email/SMS consent is separate and optional. A client may withdraw optional marketing consent at any time. Commercial electronic messages that are subject to Canada’s Anti-Spam Legislation must include the required sender identification and an unsubscribe mechanism.

Service providers and storage

Frank Insurance may use hosting services, Google Workspace services, communications providers, analytics services, and other technology providers necessary to operate the website and CRM. Access is limited to operational purposes and configured permissions.

Access and corrections

Clients may use their reference number with the matching email address or phone number to access available customer-facing file information. Requests to correct information or ask privacy questions may be sent to info@frankinsurance.ca.

Security and retention

Reasonable technical and administrative safeguards are used, including authentication, restricted administrative endpoints, action confirmations, and audit logging. Information is retained only as reasonably required for the request, brokerage administration, legal obligations, dispute handling, and system security.

Français

Frank Insurance exploite un site de planification et de dossier client conçu pour mettre les clients en relation avec un courtier en assurance. Les renseignements soumis peuvent comprendre les coordonnées, les renseignements de rendez-vous, les détails de la demande d’assurance, les documents fournis volontairement et l’historique des communications.

Utilisation des renseignements

Les renseignements servent à traiter les demandes, prioriser les suivis, planifier et confirmer les rendez-vous, communiquer avec les clients, maintenir le dossier CRM, examiner les documents et soutenir l’administration du courtage. La soumission de renseignements sur le site ne lie, n’active, ne modifie et n’annule aucune couverture d’assurance.

Intégration CRM autorisée avec ChatGPT

Frank Insurance peut utiliser une intégration privée et authentifiée de type ChatGPT Action pour l’administration interne du CRM. Lorsqu’un courtier autorisé déclenche une action, certains renseignements du CRM peuvent être transmis à ChatGPT afin de rechercher des dossiers, préparer des résumés, mettre à jour les étapes de traitement, ajouter des notes ou lancer une communication approuvée par le courtier. Les actions d’écriture exigent une confirmation et sont consignées dans un journal d’audit.

L’intégration n’est pas destinée à l’accès public des clients. Elle ne divulgue pas les identifiants d’API ni les liens privés de téléchargement de documents et n’accorde aucune permission de suppression. Les renseignements traités par ChatGPT sont également régis par les conditions, les paramètres de confidentialité et les contrôles de données applicables au compte ou à l’espace de travail ChatGPT autorisé.

Consentement, communications et communication des renseignements

Pour les formulaires de planification et de demande d’assurance, Frank Insurance demande des consentements distincts pour les communications de service ainsi que pour la collecte, l’utilisation et la communication des renseignements raisonnablement nécessaires au traitement de la demande. Selon la demande, les renseignements peuvent être communiqués au courtier en assurance autorisé assigné et, lorsque raisonnablement nécessaire pour obtenir, examiner ou administrer des options d’assurance, aux assureurs, agents généraux (MGA), partenaires de souscription ou de traitement et fournisseurs de services. Le consentement requis pour traiter une demande ne sert pas de consentement au marketing non lié.

Les communications de service peuvent comprendre des appels, messages vocaux, courriels et SMS/textos liés à la demande du client, au rendez-vous, aux documents, aux soumissions ou au suivi du dossier. Le consentement aux courriels/SMS promotionnels ou marketing est distinct et facultatif. Le client peut retirer ce consentement marketing facultatif en tout temps. Les messages électroniques commerciaux assujettis à la Loi canadienne anti-pourriel doivent contenir les renseignements d’identification requis et un mécanisme de désabonnement.

Fournisseurs et conservation

Frank Insurance peut utiliser des services d’hébergement, Google Workspace, des fournisseurs de communication, des services d’analyse et d’autres fournisseurs technologiques nécessaires au fonctionnement du site et du CRM. L’accès est limité aux besoins opérationnels et aux permissions configurées.

Accès et corrections

Les clients peuvent utiliser leur numéro de référence avec le courriel ou le numéro de téléphone correspondant pour accéder aux renseignements disponibles dans leur dossier. Les demandes de correction ou les questions relatives à la confidentialité peuvent être envoyées à info@frankinsurance.ca.

Sécurité et durée de conservation

Des mesures techniques et administratives raisonnables sont utilisées, notamment l’authentification, des points d’accès administratifs restreints, la confirmation des actions et la journalisation. Les renseignements sont conservés pendant la durée raisonnablement nécessaire au traitement de la demande, à l’administration du courtage, aux obligations légales, au règlement des différends et à la sécurité du système.

Life & travel assessment information / Renseignements d’analyse vie et voyage

EN: Life and travel assessments may include sensitive health, financial and trip information. These forms use separate express consent for collection/use and a separate express disclosure consent. Information may be disclosed to the assigned licensed broker and, when the client asks to proceed and disclosure is reasonably necessary, to insurers, MGAs or underwriting partners for quotation, eligibility or underwriting review. The forms avoid requesting SIN, banking, credit-card, passport or health-card numbers. Insurer applications and policy wording remain controlling.

FR: Les analyses vie et voyage peuvent contenir des renseignements sensibles sur la santé, les finances et les voyages. Ces formulaires utilisent un consentement exprès distinct pour la collecte/l’utilisation ainsi qu’un consentement exprès distinct pour la communication des renseignements. Les renseignements peuvent être communiqués au courtier en assurance autorisé assigné et, lorsque le client demande de poursuivre et que la communication est raisonnablement nécessaire, aux assureurs, agents généraux (MGA) ou partenaires de souscription pour une soumission, l’admissibilité ou l’examen de souscription. Les formulaires ne demandent pas de NAS, renseignements bancaires, numéros de carte de crédit, passeport ou carte santé. Les propositions et libellés de police de l’assureur demeurent déterminants.